采购订单最佳实践和流程

Cloud Solutions的总经理露西·福克斯(Lucy Fox)准确地将采购订单的管理置于焦点之下。

去年委托委托的独立研究发现,由于内部财务流程不佳,英国的中小型企业正在共同失去37亿英镑的款项。这是一个令人震惊的数字,清楚地表明许多小型企业的财务状况没有适当的处理方式。万博网址登录不了采购订单是这些内部财务流程中最关键的方面之一。尽管如此,他们通常会被误解和处理不佳,从而导致买卖双方的商业损失,项目延误和挫败感。

但是,采购订单到底是什么?采购订单通常简单地称为PO,是从买方发送给带有商品或服务请求的供应商的文件。PO通常包含订单的细节 - 因此,对于示例10吨水泥或五个小时的咨询时间。这是一份正式文件,充当买方和供应商之间的合同;发行后,买方承诺购买商品或服务,卖方承诺履行订单。

使用采购订单,而不是简单地依靠电子邮件或电话等非正式流程,将交流形式化并帮助双方管理并更轻松地跟踪其财务状况。它们可以帮助您的财务部门或簿记员跟踪支出并管理应付账款。

我如何发布采购订单?

发行采购订单有几种方法。传统上,购买订单可能是手工写的或打字的 - 显然这不再是实际的。如果您使用Excel来管理您的书籍,则可以在线下载模板,该模板将向您展示如何做,然后通过邮寄或附加电子邮件发送PO。大多数公司都会高兴地接受这种格式。

或者,您可以发行他们电子使用会计软件。同样,您只需要输入采购订单详细信息,但是一旦系统中设置了供应商,就无需再做一次,节省了大量时间和精力。在大多数情况下,您实际上可以直接将PO从软件内部发送给供应商。

最重要的是,使用会计软件使您可以将采购订单与金融功能集成,因此一旦发布订单,您的书籍就会自动更新。

采购订单是什么样的?

当买方和卖方达成购买或服务或服务的协议时,买方发布了采购订单。所有采购订单应包括下面列出的功能。

如果您使用的是会计软件,则可以自动生产PO,这意味着大部分相关信息将被包括在内,例如PO号,联系方式和您的签名,使您可以完成诸如订单详细信息之类的变量。

采购订单流程步骤

如果您正在手动发布PO,请确保包含以下所有功能,并填写所有相关信息:

  • 订单号。一个可以帮助买卖双方轻松识别订单的唯一数字。
  • 计费和运输地址。计费地址通常是您办公室或工作地点的地址。如果您希望将货物运到另一个地方,您还需要包括运输地址。
  • 运输说明。如果您希望以特定方式运输的商品或产品,例如在特定类型的包装中说,则应说明这一点。
  • 您的联系方式
  • 订单的详细信息。根据您购买的价格,可能包括物品名称,数量,股票号,每单位价格之类的东西。
  • 总价。这应该是订购的商品的总成本,通常是增值税之前。
  • 计费说明和付款。这将使您的供应商在交付货物后更容易向您收费。你也可能陈述您的付款条款例如,可能是收到发票后30天或60天。
  • 签名。通过包括您的签名或公司内部负责的其他人的签名,您将合法授权购买。电子签名(通常包含会计软件)的功能,以电子方式重现您的签名,并阻止您打印PO并通过邮件发送。电子签名在英国,欧盟和美国合法。

当企业无法正常管理其采购订单功能时,供应商的错过或错误的订单以及供应商的收费可能会发生。您的更广泛的业务可能也会受到影响 - 如果您没有及时收到耗材,则可能很难履行客户的订单。管理良好的财务是建立可持续业务的坚实基础 - 采购订单是这种财务组合的关键部分,至关重要的是要使它们正确。

露西·福克斯(Lucy Fox)是云解决方案的总经理精确的

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