研究发现，英国上班族平均每年至少使用1万张纸。除了对环境的重大影响外，它还会让希望降低管理费用的小企业付出高昂的代价。万博网址登录不了
因此，许多企业都在考虑采用无纸化运营。
无纸化办公室的概念在20世纪70年代首次提出，近年来，随着科技在速度、灵活性和安全性方面超过了印刷世界，无纸化办公室的概念再次引起人们的兴趣。
为什么要无纸化?
你的纸张绝对最少，你会发现你的小公司有:万博网址登录不了
- 减少杂乱——这会让你的办公空间更有空间，甚至你可以租到一个更小、更负担得起的空间。
- 你需要的数字在你的指尖-不需要在文件柜里翻找，你会发现你可以更快地访问你的信息。
- 减少或取消了印刷、邮资、归档和存储的成本。
- 更快的沟通——因为你不需要邮寄发票、合同和其他文件，你会发现重要工作“当天”完成变得越来越普遍。
今天你可以剪纸的五个领域
你的会议。与其把文件打印出来在会议或与客户交流时分发，不如考虑使用文件共享软件。尝试谷歌Docs -它可以连续保存，并允许两个人同时编辑文档，Dropbox Paper或Etherpad。对于简单的演示，你可以在Skype For Business中使用屏幕共享选项，还有像TeamViewer这样的应用程序，允许你“劫持”另一台笔记本电脑并进行演示。
银行业务。如果你已经在网上银行，那么你就会知道管理你的个人财务变得多快多简单。为您的业务采用数字银行提供了所有相同的优势，此外，您还可以节省额外的业务成本(如邮资)，并大大减少花在管理杂务(如将发票与付款匹配)上的时间。
你的发票和付款。这里的优势类似于网上银行——更少的文书工作和更直接的交易。但是，当您以电子方式发送报价和发票时，您还可以通过直接交付提高安全性，并降低管理和键入错误的风险。
当电子发票通过网上会计软件在美国，你还可以更清楚地看到自己的现金流(包括逾期付款)，也可以提高效率和对数据的控制。
你的文件。由于许多小企业主万博网址登录不了把工作分散在家里和其他地方(办公室、工作场所或与客户的外部会议)，他们发现随身携带打印文件更容易。但是以数字方式携带文件通常更安全、更快。此外，带一台时尚的笔记本电脑或平板电脑比带一堆文件来上班看起来更专业、更现代。
如果你担心与客户、承包商或同事共享大文件，可以考虑投资Dropbox这样的文件传输系统，这是一种更简单的方法。
你的表单。数量惊人的企业仍然依赖于扫描和传真，尤其是合同和表格。想想你打印一份文件让别人签名，然后扫描签名文件并保存它是多么常见的事情。相反，考虑接受电子签名，或者使用带有表单字段的pdf文件，这样就不需要打印文档了。
怎么做呢?
今年想要无纸化吗?
我们不怪你。你将节省时间、金钱和空间——你会发现你的日常业务变得比以往任何时候都更快、更无缝。但是你是怎么做到的呢?
以下是我们的一些最佳建议:
- 减少办公室里打印机的数量(如果你负担得起的话)和打印机的质量，因为这会让员工在打印时变得不方便，让他们在打印时三思而行。
- 向你的银行和服务提供商申请无纸化对账单，这将减少进入你业务的纸张数量。这也将使您更容易访问和检查历史报表，因为它们都存储在一个方便的在线空间中。
- 如果你从事零售行业，可以使用像Square这样的应用程序，它可以让你通过智能手机接受付款，简化支付过程，尽可能减少纸张。
- 调整计算机设置，使其更容易在屏幕上阅读和编辑文档。改变默认显示尺寸和颜色选项，减少闪烁，引入柔和的灯光，这些都有助于保持工作的数字化。
- 采用云存储。虽然有些人仍然不确定是否要迁移到云端，但实际上在安全性、文件访问和实时报告方面有许多优势。当您在云端工作时，您可以确保您正在处理文档的最新版本，并且无论您身在何处，文档都会得到更新。
- 通过设定和推动各种目标，比如具体的成本削减目标，让它成为一种文化转变，你可以鼓励他人(或只是激励自己)做出积极的改变。你也会很快看到你努力的切实结果。
