Exact去年委托进行的独立研究发现，由于内部财务流程不佳，英国中小企业总共损失了37亿英镑。这是一个令人震惊的数字，它清楚地表明许多小企业没有正确处理他们的财务状况。万博网址登录不了采购订单是这些内部财务流程中最关键的方面之一。尽管如此，他们经常被误解和处理不当，导致商业损失，项目延误和买方和卖方的沮丧。
但是采购订单到底是什么?采购订单通常简称为PO，是买方发送给供应商的要求货物或服务的文件。订单通常包含订单的细节，例如10吨水泥或5小时的咨询时间。它是买方和供应商之间作为合同的正式文件;一旦发出，买方承诺购买货物或服务，卖方承诺履行订单。
使用采购订单，而不是简单地依赖于电子邮件或电话等非正式流程，使交易正规化，并帮助双方更容易地管理和跟踪他们的财务状况。他们帮助你的财务部门或簿记员跟踪支出和管理你的应付账款。
如何发出采购订单?
发布采购订单有几种方式。传统上，采购订单可能是手写或打印出来的——显然这已经不现实了。如果你正在使用Excel来管理你的书籍，你可以在线下载一个模板，它会告诉你如何做，然后通过邮寄或附上电子邮件发送订单。大多数公司都乐于接受这种形式。
或者，您也可以发行它们使用电子会计软件．同样，您只需要输入您的采购订单详细信息，但一旦在系统中设置了供应商，您就不需要再这样做了，从而节省了大量的时间和精力。在大多数情况下，您实际上可以从软件内部直接将PO发送给供应商。
最重要的是，使用会计软件允许您将采购订单与财务功能集成，这样一旦订单发出，您的账簿就会自动更新。
采购订单是什么样的?
当买方和卖方就购买或服务达成协议时，买方发出采购订单。所有采购订单都应包括以下所列功能。
如果您正在使用会计软件，您可以自动生成一个订单，这意味着许多相关信息将已经包括在内-例如订单号，联系方式和您的签名，让您完成变量，如订单详细信息。
采购订单流程步骤
如果您手动发布PO，请确保包括以下列出的所有功能，并填写所有相关信息:
- 订单号码。帮助买方和卖方轻松识别订单的唯一编号。
- 账单和送货地址。账单地址通常是你的办公室或工作地点的地址。如果你想把货物运到不同的地方，你还需要提供送货地址。
- 航运指令。如果你想要货物或产品以特定的方式运输，例如以特定类型的包装，你应该说明这一点。
- 你的联系方式
- 订单的详细信息。这取决于你买的是什么，可能包括商品名称、数量、库存编号、单价等。
- 总价格。这应该是所订购货物的总成本，通常是增值税之前的成本。
- 开票指示和付款。这将使你的供应商更容易在货物交付后给你开账单。你也可以说明付款条件，例如，在收到发票后的30天或60天。
- 签名。通过包括您的签名或公司内其他负责人的签名，您在法律上授权购买。电子签名是会计软件通常包含的一项功能，它可以电子复制您的签名，使您不必打印订单并通过邮件发送。电子签名在英国、欧盟和美国是合法的。
当企业没有正确地管理其采购订单功能时，可能会发生供应商错过或不正确的订单以及多收或少收的订单。你的更广泛的业务也可能受到影响-如果你没有及时收到供应，可能很难满足客户的订单。管理良好的财务是建立可持续发展业务的坚实基础——采购订单是这种财务组合的关键组成部分，正确处理订单至关重要。
露西·福克斯是云解决方案的总经理确切的．
