圣诞节期间对企业来说是一个奇怪的时期——工作量趋于平静，但办公室仍然开放。因此，许多中小型企业(SME)老板认为在圣诞节搬办公室是一个理想的机会，这并不奇怪。
如果你正在考虑利用年底这段相对平静的时间来进行或计划你的办公室搬迁，那么有一长串的事情需要考虑，这些事情甚至会让圣诞老人的精灵们感到不安。
不管你有多好的组织能力，也不管你从搬家顾问那里得到了多少帮助，换办公室总是会给你的生意带来麻烦。然而，有一些方法可以确保这种情况保持在最低限度。
如果你想在即将到来的圣诞节期间搬办公室，你现在很可能正处于这个过程的中间，所以这里有一些措施可以让你的搬家更顺利。
清理和整理你现在的办公室
把你要扔掉的和要搬到新办公室的物品列个清单。确保员工有足够的时间收拾办公桌和个人物品。
让员工保持更新和参与
员工是企业最重要的组成部分，所以要经常与员工沟通。询问员工的意见，确保他们对这个过程的每个阶段都感到满意。一旦你搬家了，最好进行一次员工调查，以确保每个人都对这次搬家感到满意，在必要的时候做出改变。
检查你的家具和存储要求
你现在拥有的家具和设备是否适合新办公室的外观和感觉，它是否适合你的目的，你是否需要购买更多的桌椅以适应未来的发展?精确测量新办公室的空间。
资讯科技及档案管理
考虑安排一家IT公司/数据和记录管理公司来备份你的服务器，保护数据并安全地将文件传输到你的新办公室。在搬家过程中，你需要确保客户和商业机密信息的安全。
连接
联系电话和网络提供商，告诉他们你的搬家日期和新地址。圣诞节对电话和宽带供应商来说可能是一个繁忙的时期，所以最好尽快安排重新连接你的服务。
成本控制
成本会迅速上升，所以要花时间定期检查搬家计划、成本和预算。检查每件事都在正轨上，并在预算之内。
告诉客户你要搬家了
通知客户你正在搬迁办公室，并将在圣诞节和新年期间关闭。给他们提供紧急联系方式，当然还有你的新地址。
通知主要机构你要搬家
重要的是，你也要通知服务提供商、政府机构、银行、保险公司和订阅服务机构关于这一举动。同时设置邮件重定向一年，以确保没有遗漏。
更新你的营销材料
包括公司网站、名片、宣传册、信笺、电子邮件签名和语音邮件。
2018年搬家
如果你计划在2018年搬家，已经有很多事情要开始考虑了，圣诞节和新年的平静期是启动行动的好时机。思考:
任命项目小组
与组织内的关键利益相关者(包括人力资源、IT、市场营销和财务)合作，创建一个项目团队并制作一份简报。参与者需要善于沟通，了解办公室搬迁的要求，并能有效地将信息传递给员工。
为你的企业、员工和吸引新人才选择合适的地点
你的员工的位置是非常重要的，你做出的关于新地点的决定需要对你的业务和员工是正确的，无论是现在还是将来。
了解所涉及的成本并进行相应的预算
无论你是搬到几英里以外的地方，还是只是搬到路上，你都需要清楚你的预算和所有涉及的费用。如果你以前没有搬过办公室，你可能不知道从哪里开始制定预算。除了保险、租金、安保和其他费用外，你还应该考虑以下一些成本:破旧成本、搬迁成本、代理费、租赁融资、家具、法律费用和装修成本。
考虑一下未来的增长和员工的生产力
如果你计划扩大业务，新的空间是否允许这种扩张?好的设计将降低你在租赁期间不得不完全改变你的空间的风险。良好的环境和自然光可以减轻员工的压力。
设计一间适合你的公司的办公室
想想办公室的设计将如何激发思维，激励你的员工。你需要一层还是多层，电话线和数据需要什么样的电缆，是否有足够的空间放置办公桌、存储空间和员工休息区，空调、管道、暖气和垃圾处理等服务是否与大楼内的其他租户共享，是否有足够的电力满足你的业务需求?
管理您的IT需求
执行数据和IT审计，以确定当前存储的数据以及未来可能的IT需求。考虑将你的IT设备外包给专业公司，他们也可以在你的新办公室安装，并确保你在开业时准备好了。
考虑环境
可持续办公室的优点包括提高工作效率，降低能源成本和更高效的工作场所。双层玻璃有很大的不同，但经常被忽视。它可以帮助你节省能源账单上的钱，并减少外部噪音。
与工作场所搬迁和设计公司合作
你不太可能会有一个内部物业经理来处理搬家的所有方面。外包可以节省你的时间和金钱，但也许最重要的是，它可以帮助你减轻搬家的一些压力，让你和你的团队做你最擅长的事情，经营你的企业。
Simon Gammell是皇冠工作场所。
