您可能在这里，因为您认为您不知道元数据是什么或如何使用它，但实际上您可能每天都使用它。
现在不要惊慌。元数据因某些备受瞩目的网络披肩而闻名，但无论您对元数据收藏有何看法，日常用途都不是有争议的。
元数据被松散地定义为“有关数据的数据”。每当您查看计算机上的文件时，文件本身的内容就是数据。有关该文件的附加信息，例如创建日期，上次编辑以及由谁是元数据。这就是您的计算机上的文件系统按日期对文档进行处理的方式 - 非常有用！
但这不是全部。元数据比这深得多。Microsoft Office至少有13种类型的元数据：例如：
- 扬声器笔记
- 跟踪更改
- 隐藏的文字，单元格和字段
- 注释
- 电子邮件地址
- 贡献者的名字
- 贡献者的首字母
- 公司名称
- 网络上的计算机名称
- 保存文档的服务器或硬盘
- 修订日期和不同版本
- 超链接
- 有关嵌入式和链接对象的信息
因此，除了在Windows Explorer中分类文档外，元数据如何使我们的生活更轻松？我们可以做什么？
元数据的使用
搜索文档
让我们以一个您熟悉的示例：您。
您的姓名，地址，电话号码，ni号，出生日期，都是关于您的数据。
在数据库中构建此信息允许任何访问该数据库的人搜索和查找基于部分信息，符合某些条件，人口统计学甚至是特定人员的人，这是Telesales Companies经常使用的策略。
以同样的方式，您的文档管理系统使用元数据存储有关您的文档的数据，用户可能会搜索以下内容：名称，日期，作者，谁在最后，何时何时何地打开文档，等等。
通过花一些时间来组织元数据结构，然后坚持下去，您可以将混乱的文件夹和文件变成更有效的系统，而该系统不依赖于漫长的文件夹导航来返回文档。
比较文件
最有趣的元数据类型之一是与修订，版本控制和更改有关。
我们都去过那里，打开了共享模板文档，保存了一个新版本，进行了更改，并将其发送给了制作自己版本的同事。然后必须合并这两个文件。
版本控制可能很棘手。只需一张滑倒即可进入版本混乱，并合并文档可能需要几个小时（即使不是几天）进行艰苦的手动工作 - 头痛！
但是，在使用元数据时，版本控制变得容易得多。软件不仅能够搜索文档的内容和属性，还可以比较文档中的差异。这就是您可以捕获同事在MS Word中没有跟踪的所有这些更改的方式。
定制您的元数据
尽管Microsoft Office和Windows Explorer收集了所有元数据，但该软件在某些方面受到相当有限的限制。我们都知道，使用标准Windows套件搜索硬盘驱动器需要多长时间。
专业企业内容管理（ECM）软件旨在扩展办公室的功能，以创建一个完全可定制的量身定制的文档管理系统。这意味着您可以创建自己的元数据字段来组织文件并搜索，无论是部门，内部团队，项目，文档类型还是标记您的流程中的特定阶段。
滥用元数据
当您将该文档发送给同事进行编辑时，您将使用它发送所有元数据，创建一个数字纸跟踪，将您与与您交流的人联系起来。
律师杂志在2010年调查该97％的律师事务所没有适当的元数据管理系统来控制哪些元数据存储在法律文件中，而这些元数据是由移动设备访问的。
考虑到包含元数据的每天可以发送多少个文档，其中一些无疑是机密的，这与客户和来源有关。通信元数据一直被视为公共信息，因此，尽管通信的内容受到法律的保护，但这使元数据成为追捕举报者的强大工具。
许多组织更喜欢使用元数据洗涤器在通过电子邮件发送文档之前，通常将其与电子邮件系统和移动设备集成在一起，以确保在不首先被元数据擦洗的情况下通过电子邮件系统获得任何内容。
尽管名字不好，但元数据没有什么可害怕的，如果正确处理的话，可能比有害更有益。
进一步阅读数据
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